Door PIT Onderzoek (Kees van Elderen en Jos van Luyck)

Het is algemeen bekend, niets is moeilijker dan goed communiceren. Daarover schreef het blad Binnenlands Bestuur in 2022: “Het lijkt erop dat gemeenten vooral procesmatig en geautomatiseerd communiceren”. Geen wonder dus dat ook onze gemeente streeft naar een betere communicatie met haar inwoners. PIT Onderzoek ging na hoe de gemeente daar invulling aan geeft, welke acties werden en worden ondernomen en hoe de werkzaamheden vorderen.

Quick Scan

In juli 2022 verscheen het rapport ‘Quick Scan Lokale Democratie’. Daarin is geïnventariseerd hoe inwoners van Oisterwijk, Raadsleden, het college van Burgemeester en Wethouders en ambtenaren kijken naar het democratische samenspel in onze gemeente. Het is geen meetinstrument dat feiten in kaart brengt, maar het verzamelde meningen en wensen. En die waren er volop bij de 642 inwoners die reageerden. Op het gebied van communicatie vindt 23% dat de gemeente daadwerkelijk luistert naar de mening van inwoners. Slechts 18% is van mening dat duidelijk over de besluitvorming door de gemeente wordt gecommuniceerd. Een nog kleinere groep, 12%, is van mening dat de gemeente op voldoende wijze nagaat hoe tevreden inwoners zijn met de uitkomst van besluitvorming. Tenslotte vindt 28% van de ondervraagden, dat de gemeente ruimte maakt voor onafhankelijke controle en kritiek. Al deze cijfers liggen duidelijk onder zowel het landelijk gemiddelde als onder die van het college en de ambtenaren. Werk aan de winkel dus, zo adviseerde de begeleidingscommissie Quick Scan Lokale Democratie.

Communicatie

In een democratie zijn transparantie en communicatie van groot belang, aldus de Quick Scan. Communicatie is tweerichtingsverkeer en daarbij maakt de gemeente bij haar aanpak onderscheid tussen actieve communicatie/participatie, waarbij de gemeente het initiatief neemt, en reactieve communicatie, waarbij de inwoners starten met communiceren. Delen van die  laatste vorm van communicatie ziet de gemeente overigens als ‘dienstverlening’.

In dit artikel nemen we allereerst de actieve communicatie onder de loep. In een volgend artikel bespreken we de reactieve communicatie.

Strategisch Communicatieplan

Na de Quick Scan zond het College van Burgemeester en Wethouders in februari 2023 het ‘Strategisch Communicatieplan 2023’ ter kennisneming aan de gemeenteraad. Daarmee wil het college “de tevredenheid over de gemeentelijke communicatie vergroten”. Het is een interne leidraad voor de gehele gemeentelijke organisatie met als doel het “vertrouwen in de lokale overheid te behouden en te versteken”. Op de vraag van PIT voor wie het plan is geschreven, wordt door de gemeente aangegeven dat “het richting geeft aan het team communicatie” en dat “het een interne afspraak is over hoe wij communicatie strategisch inzetten om beleidsdoelen te halen”. Uit de reactie van de gemeente blijkt ook dat inhoudelijk wel het college en de organisatie, maar niet de raad, noch de inwoners hierbij werden betrokken.

Plan van Aanpak

Welke acties de gemeente precies wil gaan ondernemen om de strategie, zoals opgenomen in het Strategisch Communicatieplan, te realiseren is te lezen in het daarbij behorende “Plan van Aanpak”. Daarbij streeft de gemeente het volgende na. “Wij zijn een betrouwbare, toegankelijke gemeente met aandacht voor onze stakeholders (=belanghebbenden). We communiceren wat we doen en waarom we dat doen. Dat doen we met een open houding, transparant, authentiek en in heldere taal. We gaan uit van de leefwereld van onze stakeholders, halen signalen van buiten op en sluiten aan op hun communicatiebehoefte”, zo is te lezen in het Plan van Aanpak. Daarin wordt onder andere gesproken over adviezen, projecten, onderzoeken, optimaliseren, implementeren en interne trainingen. De Afdeling Communicatie van de gemeente zal - als projectbegeleider - haar handen vol krijgen aan al die activiteiten. Reden waarom in de Perspectiefnota 2023 al wordt aangegeven: “In het strategisch communicatieplan is aangegeven dat er behoefte is aan extra ondersteuning van een adviseur communicatie”.

Niet alles is mogelijk

De gemeente wil de dingen die ze (gaan) doen ook goed doen, maar realiseert zich tegelijkertijd dat toch niet alles wat wenselijk is, ook mogelijk is, zo blijkt uit het plan. Er zullen dus keuzes gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt. Prioriteit zal volgens het plan worden gegeven aan datgene wat de meerderheid van de inwoners belangrijk vindt, Daarna zal bepaald worden hoeveel menskracht (eerst intern, zo nodig extern) voor het realiseren van die keuzes nodig is.

Meten is weten

Onder het motto meten is weten, gaat de gemeente aan de slag met evaluaties, enquêtes, flitspeilingen en tevredenheidsonderzoeken. De gemeente wil meer weten wat er leeft bij de inwoners en wat die inwoners van de gemeente verwachten. Op basis daarvan gaat de gemeente nader invulling geven aan haar communicatie met en participatie door de inwoners. Uitgangspunt zijn daarbij drie begrippen: “betrokken” (de belevingswereld van de inwoner), “begrijpelijk” (helder en begrijpelijk taalgebruik) en “betrouwbaar” (afspraken worden nagekomen en duidelijke, betrouwbare en juiste informatie moet makkelijk verkregen worden).

Resultaten

Natuurlijk wilde PIT graag weten, wat de inwoners van de nieuwe aanpak zouden merken. Op onze vraag gaf de gemeente aan dat vaker gevraagd zal worden om te evalueren, bijvoorbeeld via het burgerpanel of peilingen. De gemeente noemde als concreet voorbeeld de vernieuwde website, in de lucht vanaf eind mei, met een betere toegankelijkheid en de mogelijkheid om makkelijker zaken met de gemeente te doen. En met het project ‘Heldere Taal’ wordt nu al gestreefd naar verbetering van de leesbaarheid van de gemeentelijke berichten. Ook wordt door de gemeente aangegeven dat inwoners meer uitgebreid worden geïnformeerd over de processen van de gemeente en waar ze informatie kunnen vinden. En last but not least zullen inwoners op basis van de participatieladder worden gevraagd om mee te praten, mee te denken en mee te beslissen.

Teruggefloten

Dat de gemeente er wat betreft participatie nog niet is, werd tijdens de raadsvergadering van 29 juni jl wel heel erg duidelijk. Besproken werd het voorstel om de Structuurvisie Pannenschuur VI vast te stellen en dat leidde tot veel emotie en commotie. Niet alleen vanwege de omvang van het plangebied, maar vooral vanwege het ontbreken van enige burgerparticipatie. En dus lieten betrokken burgers nadrukkelijk van zich horen. Het CDA sprak van een “flinke uitglijder” en vroeg zich af waarom in de afgelopen drie jaar geen enkel overleg met omwonenden had plaats gevonden. De gemeenteraad als geheel voelde zich voor het blok gezet en nam drastische maatregelen. Het plangebied werd ingeperkt en op het restant werd wel het gevraagde voorkeursrecht gevestigd, maar onder de nadrukkelijke voorwaarde dat burgers alsnog konden meepraten en dat de raad het laatste woord zou krijgen. Met moties en amendementen werd het college door nagenoeg de hele gemeenteraad teruggefloten. Er is duidelijk nog werk aan de winkel.

PIT vroeg de gemeente om een reactie op het artikel en dat leidde tot twee aanpassingen van de oorspronkelijke tekst.

Reageren op dit artikel? Dat kan via het mailadres: redactie@pitonderzoek.nl

Benieuwd naar de andere publicaties van PIT Onderzoek? Ga dan naar www.pitonderzoek.nl

Inschrijven voor de nieuwsbrief? Meldt u aan via redactie@pitonderzoek.nl

Oisterwijk, 13 september 2023

PIT Onderzoek